Context
Rol van de gouverneur
Rol van de pre-zoneraad
Rol van de FOD Binnenlandse Zaken
Samenstelling van de Task Force
Financiering
Detachering en contracten
Opdrachten en timing
Context
Volgens art. 220 van de wet dienen 4 voorwaarden vervuld te zijn alvorens de zones in werking kunnen treden. Eén van die voorwaarden is de inschrijving van de gemeentelijke dotatie in de gemeentelijke begroting. Zodra alle voorwaarden vervuld zijn, zal een koninklijk besluit de inwerkingtreding van de zones daadwerkelijk vastleggen.
Het principe van een simultane inwerkingtreding van het geheel van de zones is de doelstelling van Binnenlandse Zaken.
top
Rol van de gouverneur
De rol van de gouverneur is in eerste instantie die van een drijvende kracht, van coördinerend, controlerend en rapporterend orgaan. Zijn rol is dus eerder overkoepeld en sturend, en niet zozeer uitvoerend.
De taak van de Task Force is vooral uitvoerend, en betreft meer bepaald het inzamelen van informatie bij gemeenten en brandweerdiensten, een taak waarbij de vertegenwoordiging van de gouverneur in principe niet noodzakelijk is.
top
Rol van de pre-zoneraad
De pre-zoneraad wordt in eerste instantie belast met de oprichting van de Task Force. De pre-zoneraad bepaalt de samenstelling en de werkingsmodaliteiten van de Task Force. Vervolgens staat hij in voor het selecteren van de leden van de Task Force, het goedkeuren van het actieplan en het opvolgen en begeleiden van de werkzaamheden van de Task Force.
top
De pre-zoneraad moet de gouverneur maandelijks inlichten over de vooruitgang van de werkzaamheden van de Task Force. Eventuele problemen worden eerst gesignaleerd aan de gouverneur, die op zijn beurt de federale overheidsdienst op de hoogte brengt.
top
Rol van de FOD Binnenlandse Zaken
De FOD Binnenlandse Zaken heeft via de gouverneur standaardformulieren overgemaakt aan de Task Force om alle gevraagde inventarissen in te vullen, waardoor een uniforme werkwijze gestimuleerd wordt.
Verder zal de FOD alle nuttige gegevens, gaande van financiële gegevens tot statistieken, ter beschikking stellen van de Task Force.
De FOD Binnenlandse Zaken zal ook ontmoetingsmomenten organiseren tussen de vertegenwoordigers van de verscheidene Task Forces en zorgen voor een uitwisseling van ervaringen (lessons learned).
top
Als bijkomende ondersteuning voor de effectieve werkzaamheden heeft het kenniscentrum, naast de leden van de cel hervorming, een team van 4 operationele procesbegeleiders (2FR en 2NL) ter beschikking gesteld die de Task Forces op regelmatige basis op het terrein zullen komen bijstaan. Zij zullen instaan voor het beantwoorden van specifieke vragen omtrent de standaardformulieren en de opdrachten van de Task Forces. De voor hen bestemde vragen kan u ons via de SPOC van de Task Forces overmaken.
top
Het vooropgestelde doel is te zorgen voor een systematische begeleiding in termen van change management bij elke Task Force, alsook bij de diensten van de gouverneur. Twee consultants, een Nederlandstalige en een Franstalige, zullen twee halve dagen ter beschikking staan van de zones.
Er is ook een extra uurkrediet voorzien om op punctuele basis bijkomende steun te verlenen.
top
Samenstelling van de Task Force
In de omzendbrief werd geen maximaal aantal personen vastgelegd voor de samenstelling van de Task Force.
Het maximumbedrag voor de financiële steun, werd bepaald op een raming van 1 voltijdse administratieve medewerker en 1 tot 3 operationele voltijdse equivalenten (VTE) naargelang het aantal posten van de zone en het aantal operationele agenten (cfr. bijlage 1 van de omzendbrief). De pre-zoneraden beschikken over een grote autonomie bij het samenstellen van de Task Force en kunnen bijgevolg, zolang de budgettaire grenzen niet overschreden worden, het maximumbedrag verdelen over het aantal personen naar keuze.
Bvb: Men kan 1 persoon detacheren aan 100%, of 5 personen aan 20%.
top
Deze keuze ligt opnieuw volledig bij de pre-zoneraad, die over een grote autonomie beschikt bij het samenstellen van de Task Force. Gelet op het takenpakket van de Task Force, is het echter aangewezen enerzijds mensen in te schakelen met kennis van het terrein en anderzijds mensen met administratieve kennis.
top
Financiering
De maximumbedragen voor financiële steun werden berekend op basis van 2 criteria, waarbij een onderscheid gemaakt werd tussen 3 niveaus: zones met minder dan 9 posten, zones met minstens 9 posten en minder dan 700 agenten en zones met minstens 9 posten en meer dan 700 agenten.
De Task Force zal inderdaad vooral operationele opdrachten moeten vervullen, met name een inventarisatie van de huidige toestand inzake materieel, personeel en risico’s. In dat opzicht wordt de werklast in grote mate bepaald door het aantal posten en het aantal personeelsleden; die elementen werden aldus overgenomen als criteria om het budget te verdelen.
De verdeling van het budget in de verschillende zones is bijgevolg gebeurd op basis van objectieve parameters, waarbij alle zones op dezelfde wijze behandeld werden.
Een toekenning van bijkomende financiële steun aan één of meerdere zones zou betekenen dat er afbreuk wordt gedaan aan dat gelijkheidsbeginsel. De maximumbedragen zoals vastgelegd in de omzendbrief zullen dus op dit moment niet gewijzigd worden.
Indien voor eind 2009 het totale budget voorzien voor de financiële steun niet zou opgebruikt zijn, zal de Minister onderzoeken of het mogelijk is het resterende bedrag te herverdelen tussen de lokale entiteiten die het plafond hebben bereikt op basis van een bijkomende verdeelsleutel.
top
Het budget voor de financiële steun, verleend in het kader van de Task Forces mag uitsluitend worden gebruikt tot het einde van het jaar 2009, zonder dat een verlening mogelijk is in 2010.
De gouverneur van de provincie die in het kader van zijn/haar coördinerende taken vaststelt dat in de loop van het jaar 2009, de Task Force het maximumbedrag van de financiële steun, vermeld in de omzendbrief, niet zal uitputten, kan aan de minister een nieuwe verdeling van dit saldo voorstellen. De minister zal dan de mogelijkheid onderzoeken om eventueel een gunstig gevolg te geven aan dit verzoek en dit saldo toe te wijzen aan de andere Task Forces binnen de provincie.
top
Teneinde het maximumbedrag voor de financiële steun te bepalen, heeft men zich gebaseerd op drie categorieën: een detachering van personeel, werkingskosten en verplaatsingskosten. Deze onderverdeling is slechts een hypothese ter verantwoording van de bepaling van het maximumbedrag. Men is dus niet verplicht zich te houden aan deze ‘grenzen’ voor de 3 afzonderlijke categorieën. Wel dient men er rekening mee te houden dat terugbetaling enkel geschiedt op basis van detacheringovereenkomsten of facturen. Elke uitgave moet verantwoord kunnen worden. Het is in geen geval de bedoeling dat deze kredieten aangewend worden voor investeringen.
top
In een eerste fase zullen alle facturen gecentraliseerd worden bij de provinciegouverneur. Hij zal deze facturen in eerste lijn controleren; vervolgens moet hij die goedkeuren en overmaken aan de SPOC van de FOD Binnenlandse Zaken.
Daarna zal de FOD een tweede controle uitvoeren op de facturen en bij goedkeuring ervan, het bedrag terugbetalen aan de publieke entiteit die de uitgave gedaan heeft. Hierbij zullen de maximumbedragen, zoals vastgelegd in bijlage 1 van de ministeriële omzendbrief, gerespecteerd worden.
top
Dit is niet mogelijk, aangezien er geen wettelijke basis voor is. De modaliteiten van de financiering van de Task Forces zijn vastgelegd in de ministeriële omzendbrief.
De terugbetaling zal dus enkel gebeuren via voorlegging van facturen of via een detacheringovereenkomst.
top
De Task Forces kunnen eventueel een studieopdracht uitbesteden. De FOD Binnenlandse Zaken zal de kosten van een studie in het kader van de Task Forces terugbetalen, indien dit valt binnen de opdrachten van de Task Forces en zolang het maximumbedrag zoals vastgelegd in de omzendbrief niet overschreden wordt.
Teneinde elk misverstand te vermijden, wordt wel gevraagd steeds contact op te nemen met de administratie vooraleer een dergelijke procedure wordt aangevat.
top
De FOD Biza betaalt de gemeenten de bedragen van de facturen in het kader van de Task Forces terug, BTW inbegrepen. Natuurlijk zolang het maximumbedrag zoals vastgelegd in de ministeriële omzendbrief niet wordt overschreden.
top
Om terugbetaling van de facturen in het kader van de Task Forces te kunnen verkrijgen, dient elke factuur ten laatste op 1 december 2009 overgemaakt te worden aan de FOD Binnenlandse Zaken.
top
Detachering en contracten
Teneinde gepensioneerden, vrijwilligers en mensen uit de privé-sector de mogelijkheid te geven deel te nemen aan de Task Force, is uitsluitend werken met een detacheringovereenkomst inderdaad niet evident. Het is mogelijk, om indien nodig, een dienstencontract tussen een persoon en de provincie of gemeente te sluiten. In dat geval vindt de vergoeding plaats tegen overlegging van een factuur.
Wie een dienstencontract wenst aan te gaan, dient er rekening mee te houden dat hij minstens zelfstandige in bijberoep dient te zijn. In dat dienstencontract dient duidelijk vermeld te worden wat de gevraagde prestaties zijn, alsook het verwachte resultaat.
top
Personeel dat werkt voor een andere FOD dan de FOD Binnenlandse Zaken kan via een detacheringbesluit deelnemen aan de werkzaamheden van de Task Forces.
Hiervoor dient de betrokkene de volgende gegevens over te maken aan de administratie:
-
Naam
-
FOD
-
Titel van huidige functie
-
Aantal uren per week die hij of zij wenst te presteren in de Task Force
-
De duur van de detachering uitgedrukt in maanden
-
Naam van huidige dienstchef
-
Naam voorzitter FOD
Op basis van die gegevens wordt binnen de FOD Biza een detacheringbesluit opgemaakt dat vervolgens door de voorzitters van de betrokken federale overheidsdiensten dient ondertekend te worden.
Het inschakelen van federaal personeel tewerkgesteld bij de FOD Biza wordt uiteraard niet uitgesloten, alleen is een terugbetaling van die loonkost per definitie niet mogelijk.
top
Voor de deelname van een vrijwilliger aan de werkzaamheden van de Task Forces werd, op uitdrukkelijke vraag van het terrein, gezocht naar alternatieve mogelijkheden, aangezien het dienstencontract, de initieel voorgestelde oplossing voor niet te detacheren personeel, in de praktijk niet steeds evident zou zijn.
dienstencontract: de betrokken vrijwilliger kan een dienstencontract afsluiten met de gemeente, waarna de gemeente de facturen die voortkomen uit dit contract in eerste instantie zelf betaalt en vervolgens, via de gouverneur, overmaakt aan de FOD Binnenlandse Zaken.
arbeidscontract: de gemeente maakt een arbeidscontract op met de vrijwilliger. Het gaat dan bij voorkeur om een contract voor bepaalde opdracht of voor bepaalde duur. Opnieuw zal na goedkeuring van het contract, de FOD Binnenlandse Zaken de totale loonkost aan de gemeente terugbetalen, op basis van facturen die de gemeente, via de gouverneur, dient over te maken.
punctuele prestaties: in het verlengde van de reeds bestaande relatie tussen de vrijwilliger en de gemeente, kunnen brandweervrijwilligers in het kader van de Task Forces een aantal uren presteren en deze laten uitbetalen als zijnde prestaties geleverd voor de brandweerdienst. Deze prestaties moeten binnen de grenzen van het redelijke blijven en op punctuele basis verricht worden. Opnieuw zal de administratie deze kosten, na goedkeuring, aan de gemeente terugbetalen. Gezien het hier zal gaan over gewone prestaties houdt men best rekening met het drempelbedrag van 958,07 euro per kwartaal wil de vrijwilliger vrijgesteld blijven van sociale bijdragen.
op vrijwillige basis: de betrokken persoon kan natuurlijk ook op vrijwillige basis werken en enkel onkosten aanrekenen. Opnieuw zullen deze kosten gedragen worden door de FOD Binnenlandse Zaken, op basis van facturen die de gemeente, via de gouverneur, dient over te maken.
In alle gevallen dient men uiteraard het maximumbedrag zoals vastgelegd in de omzendbrief te respecteren.
top
De algemene regel voor het inschakelen van personeel in de task forces tegen terugbetaling, blijft de detacheringovereenkomst. Omdat detacheringen enkel mogelijk zijn voor beroepsbrandweerpersoneel, werd gezocht naar alternatieven, voor het geval detachering niet mogelijk is, bv. voor vrijwilligers.
Deze alternatieven blijven echter uitzonderingen, en kunnen enkel gebruikt worden wanneer een detachering niet mogelijk is. Voor beroepsbrandweermannen blijft de detachering dus de enige mogelijkheid om de terugbetaling van de deelname aan de task force te verkrijgen.
top
Gepensioneerden die wensen deel te nemen aan het project van de Task Forces kunnen ingezet worden op de volgende manieren:
De implicaties hiervan op het pensioen variëren van persoon tot persoon. Om die reden is het voor de gepensioneerden ook aangewezen rechtstreeks contact op te nemen met hun uitbetalinginstelling.
Voor algemene informatie kan u reeds terecht op de website van de PDOS, Pensioendienst voor de overheidssector. Hieronder vindt u de link terug van een FAQ op die website:
http://www.sdpsp.fgov.be/pdos/faq/index.htm
top
De middelen ter beschikking van de gouverneur zijn inderdaad beperkt tot 1 VTE, onafhankelijk van het aantal zones binnen de provincie. De reden hiervoor is dat de gouverneur een dynamiserende, coördinerende, controlerende en verslaggevende rol heeft. Zijn rol is dus eerder de werkzaamheden te overzien en te leiden, niet zozeer uit te voeren. Het aantal zones heeft dan ook een beperkte invloed op de feitelijke werklast.
top
Het klopt dat de gouverneur zelf geen contract kan afsluiten als werkgever. De eigenlijke werkgever is namelijk de FOD Binnenlandse Zaken. Een nieuwe aanwerving via de gebruikelijke procedure zou té tijdrovend zijn.
Er zijn twee mogelijkheden voorzien:
- dienstencontract: de gouverneur kan een dienstencontract afsluiten. In dat geval is de gouverneur “de klant” en kan hij zoals het geval is bij de dienstencontracten op gemeentelijk niveau, de geleverde diensten via factuur laten terugbetalen door de FOD Binnenlandse Zaken.
- detachering vanuit lokaal bestuur: gemeentelijk of provinciaal personeel kan een detacheringovereenkomst afsluiten met de gouverneur. Opnieuw zullen deze kosten, na goedkeuring terugbetaald worden door de administratie.
top
Eventueel kan een intercommunale de rol van een “pilootgemeente” overnemen, de contracten afsluiten en de kosten daarvan factureren aan de FOD Binnenlandse zaken. Dit uiteraard onverminderd de opdrachten van de intercommunale en de vigerende wetgeving dienaangaande.
Teneinde elk misverstand te vermijden, dient gepreciseerd te worden dat indien de intercommunale een contract wenst af te sluiten met experts, dit in geen geval mag gaan om beroepsbrandweerlieden. De regel blijft dat een beroeps enkel kan deelnemen aan de Task Forces via een detacheringovereenkomst tussen de brandweerman, de werkgever en de FOD Binnenlandse Zaken.
top
In het modelcontract, als bijlage bij de omzendbrief, werd inderdaad een clausule opgenomen waarin staat dat de overeenkomst bij een gunstige evaluatie verlengd kan worden.
Deze clausule schept misschien de verkeerde verwachtingen, aangezien het geenszins de bedoeling is een langere samenwerking aan te gaan met de leden van de Task Force. De einddatum van de werkzaamheden is, zoals voorzien in de omzendbrief zelf, 1 december 2009, de datum waarop de pre-zoneraad het laatste rapport dient over te maken aan de FOD Binnenlandse zaken.
Een aangepast model van detacheringovereenkomst werd intussen reeds overgemaakt aan de provinciegouverneurs. In dat herwerkte model werd het kenniscentrum vervangen door de FOD Binnenlandse zaken, en werden een aantal clausules weggelaten (verlengingsmogelijkheid, evaluatie,…)
De deskundige is wel degelijk gedetacheerd voor opdrachten in het kader van de Task Force.
top
Opdrachten en timing
Aangezien de pre-zoneraad vanaf 1 juni maandelijks de resultaten van de uitvoering van het actieplan, via de gouverneur, naar de FOD Binnenlandse Zaken moet overmaken, dient de inhoud van dit actieplan ten laatste op 31 mei goedgekeurd te worden.
Het actieplan dient bovendien een precieze timing te bevatten voor de uitvoering van de doelstellingen die hij vastlegt. Via de maandelijkse rapporteringen aan de gouverneur over de werkzaamheden van de Task Force, zal de FOD Binnenlandse zaken ook hierop controle uitoefenen.
top